مدیریت مطب، انبار و اقتصاد خرید مواد ترمیمی

تصور کنید این صحنه را؛ روز شلوغی در مطب، پنج بیمار در لیست انتظار، شما وسط یک ترمیم MOD هستید و ناگهان متوجه می‌شوید کامپوزیت رنگ A2 تمام شده است. یا تصویر دیگر: آخر ماه که می‌خواهید حساب کنید، می‌بینید ۸ میلیون تومان مواد دندانپزشکی خریده‌اید اما نمی‌دانید چقدر مصرف کرده‌اید، چقدر موجودی دارید، و آیا سودآور بوده یا نه. یا صحنه سوم: بعد از شش ماه متوجه می‌شوید سه سرنگ کامپوزیت که ۴ میلیون تومان ارزش دارند، منقضی شده‌اند و باید دور بیندازید.

این مشکلات برای بسیاری از دندانپزشکان آشناست. ما در دانشگاه یاد گرفتیم چگونه دندان درمان کنیم، اما هیچکس به ما آموزش نداد چگونه یک کسب‌وکار را مدیریت کنیم. نتیجه؟ بسیاری از مطب‌ها با درآمد خوب، سود واقعی کمی دارند چون هزینه‌ها کنترل نشده است، مواد به هدر می‌رود، و خریدها بهینه نیست.

واقعیت تلخ این است که مواد ترمیمی یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های عملیاتی یک مطب دندانپزشکی است. در مطب متوسط، ۱۵-۲۵٪ از درآمد صرف خرید مواد می‌شود. این یعنی اگر ماهی ۵۰ میلیون تومان درآمد داشته باشید، ۷-۱۲ میلیون تومان فقط مواد است! حالا تصور کنید با مدیریت بهتر بتوانید ۳۰٪ از این هزینه را کاهش دهید – یعنی ۲-۴ میلیون تومان در ماه یا ۲۵-۵۰ میلیون تومان در سال بدون اینکه حتی یک بیمار بیشتر ببینید!

در این مقاله می‌خواهیم به طور جامع و بسیار عملی درباره مدیریت انبار، اقتصاد خرید مواد ترمیمی و بهینه‌سازی هزینه‌ها صحبت کنیم. از سیستم‌های ساده ثبت موجودی تا محاسبه دقیق هزینه هر ترمیم، از نکات خرید هوشمندانه تا جلوگیری از ضایعات. هدف این است که در پایان، شما بتوانید یک سیستم مدیریت حرفه‌ای در مطب خود پیاده کنید که هم پول صرفه‌جویی کند، هم استرس کاهش دهد، و هم کیفیت کار را بالا نگه دارد.

بخش اول: تشخیص وضعیت فعلی – چک‌آپ مالی مطب

قبل از اینکه بخواهیم چیزی را بهبود دهیم، باید بدانیم الان کجا هستیم.

سوالات اساسی برای خودتان

۱. آیا می‌دانید چقدر مواد دارید؟

• آخرین باری که موجودی کامل گرفتید کی بود؟
• می‌دانید چند سرنگ کامپوزیت دارید؟
• چند بطری باندینگ؟

۲. آیا می‌دانید ماهانه چقدر خرج مواد می‌کنید؟

• دقیق یا تقریبی؟
• آیا ثبت دارید؟

۳. آیا می‌دانید هر ترمیم چقدر برایتان تمام می‌شود؟

• یک کامپوزیت کلاس دو چقدر ماده می‌خورد؟
• سود واقعی چقدر است؟

۴. آیا مواد منقضی شده دارید؟

• چند بار سال گذشته مواد منقضی شده دور ریختید؟
• چقدر ارزش مالی داشت؟

۵. آیا برنامه خرید دارید؟

• چه زمانی خرید می‌کنید؟
• بر چه اساسی؟

۶. آیا از تخفیف‌ها و پروموشن‌ها استفاده می‌کنید؟

• آیا با فروشنده مذاکره می‌کنید؟

اگر پاسخ بیشتر سوالات “نه” یا “نمی‌دانم” بود، نگران نباشید. شما تنها نیستید. بیشتر دندانپزشکان همین وضعیت را دارند. خبر خوب این است که با یک سیستم ساده می‌توان این را تغییر داد.

محاسبه ساده: چقدر پول روی قفسه دارید؟

بیایید یک محاسبه تقریبی انجام دهیم:

فرضیات برای یک مطب متوسط:

• ۶ سرنگ کامپوزیت × ۲ میلیون = ۱۲ میلیون
• ۲ بطری باندینگ × ۱ میلیون = ۲ میلیون
• ۱۰ سرنگ اسید اچ × ۳۰۰ هزار = ۳ میلیون
• RMGI، flowable، و سایر مواد = ۵ میلیون
• فرزها، دیسک‌های پولیش، و ابزار = ۳ میلیون
• مواد جانبی (microbrush, wedge, matrix و غیره) = ۲ میلیون

جمع: حدود ۲۷ میلیون تومان روی قفسه!

این یک سرمایه قابل توجه است که باید به درستی مدیریت شود.

 

بخش دوم: سیستم مدیریت انبار ساده اما موثر

مدیریت انبار نیاز به سیستم دارد. بدون سیستم، همه چیز chaos است.

سطح ۱: سیستم ابتدایی (برای مطب‌های کوچک)

اگر تازه شروع می‌کنید یا مطب کوچک دارید، با این شروع کنید:

ابزار: یک دفترچه یا فایل Excel ساده

ستون‌ها: ۱. نام ماده ۲. برند ۳. تعداد/مقدار ۴. تاریخ خرید ۵. تاریخ انقضا ۶. قیمت خرید ۷. نقطه سفارش مجدد ۸. یادداشت

مثال:

نام ماده	برند	تعداد	تاریخ خرید	تاریخ انقضا	قیمت	سفارش در	یادداشت
Composite A2	Filtek Supreme	3 سرنگ	۱۴۰۳/۰۸/۱۵	۱۴۰۵/۰۸/۱۵	2.2M	1 سرنگ	استفاده زیاد
Bonding	Scotchbond Univ	1 بطری	۱۴۰۳/۰۷/۲۰	۱۴۰۴/۰۷/۲۰	1.3M	0.5 بطری
Etch 37%	3M	4 سرنگ	۱۴۰۳/۰۸/۰۱	۱۴۰۶/۰۸/۰۱	350K	1 سرنگ

نحوه کار:

• هر بار که ماده می‌خرید، ثبت کنید (تعداد اضافه می‌شود)
• هر بار که ماده تمام می‌شود، علامت بزنید (تعداد کم می‌شود)
• هر هفته یک بار سریع چک کنید

زمان: ۱۰-۱۵ دقیقه در هفته

سطح ۲: سیستم متوسط (برای مطب‌های فعال)

ابزار: فایل Excel پیشرفته‌تر با فرمول‌ها

امکانات اضافی:

• محاسبه خودکار ارزش کل موجودی
• هشدار تاریخ انقضا (فرمول IF)
• هشدار موجودی کم
• نمودارها برای پیگیری مصرف

نمونه فرمول هشدار انقضا:

=IF(تاریخ_انقضا - TODAY() < 90, "هشدار!", "OK")

این فرمول اگر کمتر از ۹۰ روز تا انقضا مانده، هشدار می‌دهد.

Template رایگان: می‌توانید یک template Excel ساده خودتان بسازید یا از Google Sheets استفاده کنید که همیشه در دسترس است.

سطح ۳: سیستم حرفه‌ای (برای مطب‌های بزرگ یا زنجیره‌ای)

ابزار: نرم‌افزار مدیریت مطب یا اپلیکیشن انبارداری

مثال‌ها:

• نرم‌افزارهای مدیریت مطب ایرانی (اغلب قابلیت انبارداری دارند)
• اپلیکیشن‌های inventory management (مثل Zoho Inventory)

امکانات:

• بارکد اسکن
• یکپارچگی با سیستم حسابداری
• گزارش‌های خودکار
• پیگیری دقیق مصرف هر ماده
• پیش‌بینی نیاز آینده

هزینه: معمولاً ماهی ۲۰۰-۵۰۰ هزار تومان

توصیه: اگر بیش از ۵۰ بیمار در هفته دارید، سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار ارزشش را دارد.

قوانین طلایی مدیریت انبار

قانون ۱: FIFO (First In, First Out)

مواد قدیمی‌تر را اول استفاده کنید.

چگونه پیاده کنیم:

• مواد جدید را پشت بگذارید
• مواد قدیمی را جلو
• روی هر ماده تاریخ خرید و انقضا بنویسید (با ماژیک)

قانون ۲: Min-Max System

برای هر ماده، دو عدد تعیین کنید:

• Min (حداقل): وقتی به این عدد رسید، سفارش دهید
• Max (حداکثر): بیشتر از این نگه ندارید

مثال:

• Composite A2: Min = 1 سرنگ، Max = 4 سرنگ
• Bonding: Min = 0.5 بطری، Max = 2 بطری

قانون ۳: دسته‌بندی ABC

مواد را در ۳ دسته تقسیم کنید:

دسته A (۲۰٪ اقلام، ۷۰٪ ارزش):

• مواد پرمصرف و گران
• مثل کامپوزیت، باندینگ، RMGI
• کنترل دقیق نیاز دارند
• هر هفته چک کنید

دسته B (۳۰٪ اقلام، ۲۰٪ ارزش):

• مواد متوسط
• مثل اسید اچ، فرزها، دیسک‌های پولیش
• هر دو هفته چک کنید

دسته C (۵۰٪ اقلام، ۱۰٪ ارزش):

• مواد ارزان یا کم‌مصرف
• مثل microbrush, cotton rolls, wedges
• ماهی یک بار چک کنید

فایده: انرژی خود را روی اقلام مهم متمرکز می‌کنید.

قانون ۴: Regular Stock-Taking

• ماهی یکبار: موجودی کامل بگیرید
• یکشنبه اول ماه: برای مثال
• تیم: دستیار یا خودتان
• زمان: ۳۰-۶۰ دقیقه

این کار باعث می‌شود:

• اشتباهات را پیدا کنید
• دزدی یا waste را تشخیص دهید
• برنامه‌ریزی دقیق‌تر کنید

 

 

بخش سوم: اقتصاد خرید – چگونه هوشمندانه خرید کنیم؟

محاسبه موجودی بهینه

چقدر از هر ماده باید داشته باشیم؟ نه خیلی کم (که تمام شود)، نه خیلی زیاد (که منقضی شود).

فرمول ساده:

موجودی بهینه = (مصرف ماهانه × Lead Time) + Safety Stock

تعاریف:

• Lead Time: زمان بین سفارش و دریافت (معمولاً ۱-۷ روز)
• Safety Stock: موجودی امنیتی برای موارد اضطراری (۲۰-۳۰٪ مصرف ماهانه)

مثال: فرض کنید:

• مصرف ماهانه کامپوزیت A2: ۲ سرنگ
• Lead Time: ۳ روز (۰.۱ ماه)
• Safety Stock: ۳۰٪ = ۰.۶ سرنگ

موجودی بهینه = (۲ × ۰.۱) + ۰.۶ = ۰.۲ + ۰.۶ = ۰.۸ سرنگ

تفسیر: باید حداقل ۱ سرنگ موجودی داشته باشید. وقتی به ۱ سرنگ رسید، سفارش دهید.

نکته عملی: برای شروع، قاعده ساده:

• اقلام پرمصرف: مصرف ۲ ماه نگه دارید
• اقلام متوسط: مصرف ۳-۴ ماه
• اقلام کم‌مصرف: مصرف ۶ ماه

خرید عمده یا خرید خرده؟

خرید عمده (Bulk Buying):

مزایا:

• قیمت پایین‌تر (تخفیف حجمی)
• کمتر نیاز به سفارش
• قیمت lock می‌شود (در برابر افزایش قیمت)

معایب:

• پول زیاد یکجا می‌خواهد (مشکل نقدینگی)
• ریسک انقضا
• فضا می‌خواهد

چه زمانی عمده بخریم؟

شرط ۱: ماده پرمصرف باشد

• مطمئن باشید ظرف ۶-۱۲ ماه مصرف می‌شود

شرط ۲: تخفیف معنی‌دار باشد

• حداقل ۱۵-۲۰٪ تخفیف
• محاسبه کنید: تخفیف > ریسک انقضا + هزینه نگهداری

شرط ۳: تاریخ انقضا طولانی باشد

• حداقل ۱۸-۲۴ ماه

مثال محاسبه:

فرض کنید:

• کامپوزیت تکی: ۲ میلیون
• کامپوزیت بسته ۵ تایی: ۸ میلیون (تخفیف ۲۰٪)
• مصرف ماهانه: ۱ سرنگ
• تاریخ انقضا: ۲ سال

تحلیل:

• ۵ سرنگ = ۵ ماه مصرف
• ۱۹ ماه تا انقضا باقی می‌ماند ✓
• صرفه‌جویی: ۲ میلیون تومان (۲۰٪)
• نتیجه: خرید عمده منطقی است

اما اگر:

• مصرف ماهانه: ۰.۵ سرنگ (هر ۲ ماه یک سرنگ)
• ۵ سرنگ = ۱۰ ماه مصرف
• فقط ۱۴ ماه تا انقضا باقی می‌ماند
• نتیجه: ریسک بالا، بهتر است تکی بخرید

استراتژی‌های خرید هوشمندانه

استراتژی ۱: خرید برنامه‌ریزی شده (Planned Purchasing)

به جای خرید وقتی که تمام شد، برنامه داشته باشید:

مثلاً:

• ماه اول هر فصل: خرید اصلی مواد پرمصرف
• وسط فصل: خرید تکمیلی
• لیست استاندارد: از قبل آماده

مزیت:

• می‌توانید مذاکره کنید
• وقت دارید قیمت‌ها را مقایسه کنید
• استرس کمتر

استراتژی ۲: Multiple Suppliers (چند تامین‌کننده)

اشتباه رایج: فقط از یک فروشنده خرید کنید

روش بهتر: ۲-۳ تامین‌کننده قابل اعتماد داشته باشید

مزایا:

• قیمت‌ها را مقایسه می‌کنید
• leverage برای مذاکره دارید
• اگر یکی موجودی نداشت، دیگری دارد
• قدرت چانه‌زنی

نکته: برای هر تامین‌کننده، history خرید نگه دارید:

• قیمت‌ها
• کیفیت
• سرعت تحویل
• خدمات پس از فروش

استراتژی ۳: Seasonal Buying (خرید فصلی)

برخی فروشندگان در زمان‌های خاص تخفیف می‌دهند:

• سالگرد فروشگاه
• پایان سال مالی
• فروش ویژه ماه رمضان، نوروز و غیره

تکنیک:

• تقویم تخفیف‌ها را یادداشت کنید
• برای خریدهای بزرگ منتظر این موارد بمانید

استراتژی ۴: Group Buying (خرید گروهی)

اگر چند همکار دارید:

• با هم یک خرید بزرگ انجام دهید
• تخفیف حجمی بگیرید
• بین خودتان تقسیم کنید

مثال:

• ۳ دندانپزشک
• هر کدام ۲ سرنگ کامپوزیت می‌خواهند
• جمعاً ۶ سرنگ = بسته بزرگ با تخفیف ۲۵٪

مذاکره با فروشنده

بسیاری از دندانپزشکان مذاکره نمی‌کنند و قیمت را قبول می‌کنند. این اشتباه است!

نکات مذاکره:

۱. قدرت اطلاعات:

• قیمت چند فروشنده را بدانید
• به فروشنده بگویید: “فروشنده X همین را ارزان‌تر دارد”

۲. خرید عمده:

• “اگر ۵ سرنگ بخرم، چقدر تخفیف می‌دهید؟”

۳. مشتری وفادار:

• “من ماهی از شما خرید می‌کنم، می‌توانید تخفیف ویژه بدهید؟”

۴. پرداخت نقد:

• “اگر نقد بپردازم، چقدر تخفیف دارد؟”

۵. زمان‌بندی:

• آخر ماه مذاکره کنید (فروشنده target دارد)

۶. Bundle Deal:

• “اگر کامپوزیت + باندینگ + اسید با هم بخرم، قیمت بهتر؟”

واقعیت: با مذاکره ساده می‌توانید ۱۰-۲۰٪ تخفیف اضافی بگیرید!

بخش چهارم: محاسبه هزینه واقعی هر ترمیم

بسیاری از دندانپزشکان نمی‌دانند هر ترمیم چقدر برایشان تمام می‌شود.

چرا مهم است؟

• قیمت‌گذاری صحیح خدمات
• شناسایی ترمیم‌های سودآور
• بهینه‌سازی مصرف مواد

محاسبه Direct Material Cost

مثال: یک ترمیم کلاس دو MOD

مواد مورد استفاده:

۱. کامپوزیت:

• یک سرنگ ۴ گرمی = ۲ میلیون تومان
• مصرف در یک MOD: حدود ۰.۵ گرم
• هزینه: (۰.۵ / ۴) × ۲,۰۰۰,۰۰۰ = ۲۵۰,۰۰۰ تومان

۲. Bonding:

• یک بطری ۵ میلی‌لیتر = ۱.۳ میلیون تومان
• مصرف: حدود ۰.۰۵ میلی‌لیتر
• هزینه: (۰.۰۵ / ۵) × ۱,۳۰۰,۰۰۰ = ۱۳,۰۰۰ تومان

۳. Etch:

• یک سرنگ ۳ میلی‌لیتر = ۳۰۰,۰۰۰ تومان
• مصرف: حدود ۰.۱ میلی‌لیتر
• هزینه: (۰.۱ / ۳) × ۳۰۰,۰۰۰ = ۱۰,۰۰۰ تومان

۴. Matrix band, wedge, microbrush:

• حدود ۱۵,۰۰۰ تومان

۵. Polishing discs:

• حدود ۲۰,۰۰۰ تومان

۶. فرز (استهلاک):

• حدود ۱۰,۰۰۰ تومان

جمع Direct Material Cost: حدود ۳۱۸,۰۰۰ تومان

محاسبه Total Cost

علاوه بر مواد، هزینه‌های دیگر هم هست:

۱. هزینه زمان (Time Cost):

• اگر یک MOD ۴۵ دقیقه طول بکشد
• ارزش زمان شما + دستیار در ساعت = مثلاً ۱ میلیون تومان
• هزینه زمان = (۴۵ / ۶۰) × ۱,۰۰۰,۰۰۰ = ۷۵۰,۰۰۰ تومان

۲. هزینه‌های عمومی (Overhead):

• اجاره مطب
• برق، آب، گاز
• استهلاک تجهیزات
• بیمه و مالیات

معمولاً ۳۰-۵۰٪ از هزینه کل

جمع کل:

• مواد: ۳۱۸,۰۰۰
• زمان: ۷۵۰,۰۰۰
• Overhead (۴۰٪): ۴۲۷,۰۰۰
• Total Cost: حدود ۱,۵۰۰,۰۰۰ تومان

حالا قیمت‌گذاری:

• اگر می‌خواهید ۵۰٪ سود داشته باشید
• قیمت به بیمار: ۲,۲۵۰,۰۰۰ تومان
• اگر می‌خواهید ۱۰۰٪ سود
• قیمت: ۳,۰۰۰,۰۰۰ تومان

جدول هزینه استاندارد انواع ترمیم

نوع ترمیم	مواد	زمان	Overhead	جمع	قیمت پیشنهادی (۱۰۰٪ سود)
کلاس ۱ کوچک	150K	300K	180K	630K	1.3M
کلاس ۲ (DO)	250K	500K	300K	1.05M	2.1M
کلاس ۲ (MOD)	320K	750K	430K	1.5M	3M
کلاس ۳	180K	400K	230K	810K	1.6M
کلاس ۴	300K	600K	360K	1.26M	2.5M
کلاس ۵	200K	350K	220K	770K	1.5M

نکته: این ارقام تقریبی هستند. شما باید بر اساس مطب خودتان محاسبه کنید.

چگونه مصرف واقعی را اندازه بگیریم؟

روش ۱: توزین

• قبل از کار، سرنگ کامپوزیت را وزن کنید
• بعد از کار، دوباره وزن کنید
• اختلاف = مصرف واقعی

روش ۲: شمارش

• چند ترمیم با یک سرنگ انجام می‌دهید؟
• مثلاً ۱۰ ترمیم کلاس دو با یک سرنگ ۴ گرمی
• پس هر ترمیم = ۰.۴ گرم

روش ۳: نرم‌افزار

• برخی نرم‌افزارها به طور خودکار محاسبه می‌کنند

بخش پنجم: جلوگیری از ضایعات (Waste Management)

انواع ضایعات در مطب

۱. مواد منقضی شده

آمار تلخ: در مطب متوسط، سالی ۲-۵ میلیون تومان مواد منقضی شده دور ریخته می‌شود!

علل:

• خرید بیش از حد
• فراموشی
• عدم FIFO

پیشگیری:

• سیستم هشدار تاریخ انقضا
• خرید برنامه‌ریزی شده
• موجودی‌گیری منظم

۲. هدررفت در حین کار

مثال‌ها:

• کامپوزیت بیش از حد برداشتید، استفاده نکردید
• bonding روی microbrush خشک شد
• فرز افتاد و خراب شد

پیشگیری:

• فقط به اندازه نیاز برداشته کنید
• درب مواد را فوراً ببندید
• دقت در کار

۳. theft یا استفاده شخصی

متأسفانه گاهی اتفاق می‌افتد.

پیشگیری:

• کنترل موجودی منظم
• دسترسی محدود
• ثبت دقیق

برنامه “نجات مواد نزدیک به انقضا”

اگر ماده‌ای ۳-۶ ماه تا انقضا دارد:

گزینه ۱: استفاده اولویت‌دار

• آن ماده را اول استفاده کنید
• علامت “استفاده اول” بزنید

گزینه ۲: تخفیف به بیمار

• “تا پایان ماه، ترمیم‌های کلاس دو ۲۰٪ تخفیف”
• بیمار خوشحال می‌شود
• شما مواد را مصرف می‌کنید

گزینه ۳: فروش به همکاران

• در گروه‌های تلگرام یا واتساپ دندانپزشکان
• با تخفیف ۳۰-۵۰٪
• بهتر از دور ریختن

گزینه ۴: کمپین‌های خیریه

• ترمیم رایگان برای نیازمندان
• استفاده خیرخواهانه از مواد
• تبلیغ خوب برای مطب

بخش ششم: ابزارها و Templates

Template مدیریت انبار (Excel)

یک فایل Excel ساده با این شیت‌ها:

Sheet 1: موجودی کنونی

• لیست تمام مواد
• تعداد فعلی
• تاریخ انقضا
• ارزش

Sheet 2: خریدها

• تاریخ خرید
• نام ماده
• مقدار
• قیمت
• فروشنده

Sheet 3: مصرف

• تاریخ
• نوع ترمیم
• مواد مصرف شده
• مقدار

Sheet 4: گزارش‌ها

• هزینه ماهانه
• پرمصرف‌ترین مواد
• نزدیک به انقضا

اپلیکیشن‌های مفید

۱. Google Sheets

• رایگان
• همیشه در دسترس (cloud)
• همکاران می‌توانند دسترسی داشته باشند

۲. Trello

• برای مدیریت task
• کارت “خرید این هفته”
• کارت “نزدیک به انقضا”

۳. Google Keep یا Evernote

• یادداشت سریع
• لیست خرید
• یادآوری

۴. نرم‌افزارهای مدیریت مطب ایرانی

• بیشترشان قابلیت انبارداری دارند

Checklist هفتگی (۱۰ دقیقه)

هر یکشنبه صبح:

☐ موجودی مواد پرمصرف را چک کنید

• کامپوزیت‌های رایج (A2, A3, A1)
• Bonding
• Etch

☐ چک کنید چیزی نزدیک به انقضا نیست؟ (۳ ماه)

☐ اگر چیزی کم است، به لیست خرید اضافه کنید

☐ اگر هفته پیش خرید کردید، در فایل ثبت کنید

Checklist ماهانه (۳۰-۶۰ دقیقه)

اول هر ماه:

☐ موجودی کامل بگیرید

☐ با ماه قبل مقایسه کنید (چقدر مصرف شده؟)

☐ هزینه مواد این ماه را محاسبه کنید

☐ درآمد این ماه را محاسبه کنید

☐ Profit margin را ببینید (سودآور بوده؟)

☐ برنامه خرید ماه بعد را تهیه کنید

☐ تمیز کردن و مرتب کردن انبار

بخش هفتم: مطالعه موردی

بیایید یک مثال واقعی ببینیم:

قبل از سیستم‌سازی

وضعیت:

• مطب دو روز در هفته، ۲۰ بیمار در هفته
• درآمد ماهانه: ۴۰ میلیون تومان
• هزینه مواد (تخمینی): ۱۰ میلیون (۲۵٪)

مشکلات:

• ۲-۳ بار در ماه مواد وسط کار تمام می‌شد
• سال گذشته ۳ میلیون مواد منقضی شده دور ریخت
• نمی‌دانست چقدر سود واقعی دارد
• خریدها بی‌برنامه و هیجانی بود

بعد از پیاده‌سازی سیستم (۶ ماه بعد)

اقدامات: ۱. یک فایل Excel ساده برای موجودی ۲. قانون FIFO ۳. Min-Max برای مواد پرمصرف ۴. خرید برنامه‌ریزی شده (هر ۱۵ روز یکبار) ۵. مذاکره با فروشندگان (۲ تامین‌کننده)

نتایج:

• هزینه مواد کاهش: از ۱۰M به ۷.۵M (۲۵٪ کاهش!)
• دیگر مواد منقضی شده ندارد (۳M صرفه‌جویی سالانه)
• هیچوقت مواد وسط کار تمام نمی‌شود
• سود واقعی: از ۲۰M به ۲۵.۵M افزایش (بدون افزایش بیمار!)

سرمایه‌گذاری: فقط ۱۰ ساعت زمان برای راه‌اندازی سیستم

ROI (Return on Investment): بیش از ۵۰۰٪ در سال اول!

بخش هشتم: اشتباهات رایج و راه‌حل‌ها

اشتباه ۱: “حافظه‌ام خوب است، نیازی به ثبت ندارم”

واقعیت: شما ۵۰-۱۰۰ قلم ماده دارید. غیرممکن است همه را به خاطر بسپارید.

راه‌حل: هر چیزی را یادداشت کنید. حافظه شما برای کارهای مهم‌تر لازم است.

اشتباه ۲: “من فقط پزشک هستم، نه حسابدار”

واقعیت: شما صاحب یک کسب‌وکار هستید. مدیریت مالی بخشی از کار شماست.

راه‌حل: نیازی نیست متخصص باشید. یک سیستم ساده ۸۰٪ کار را حل می‌کند.

اشتباه ۳: خرید بدون برنامه

واقعیت: خریدهای هیجانی پول و فضا هدر می‌دهد.

راه‌حل: لیست خرید داشته باشید. قبل از خرید، فکر کنید آیا واقعاً لازم است؟

اشتباه ۴: فقط به قیمت نگاه کردن

واقعیت: ارزان‌ترین همیشه بهترین نیست. کیفیت هم مهم است.

راه‌حل: تعادل بین قیمت و کیفیت. گاهی ۲۰٪ گران‌تر اما ۵۰٪ بهتر ارزشش را دارد.

اشتباه ۵: نداشتن backup supplier

واقعیت: اگر فروشنده شما موجودی نداشت یا مشکل پیدا کرد، کار شما می‌ایستد.

راه‌حل: حداقل ۲ تامین‌کننده قابل اعتماد داشته باشید.

اشتباه ۶: نگهداری نامناسب مواد

واقعیت: مواد در شرایط نامناسب (گرما، نور، رطوبت) خراب می‌شوند.

راه‌حل:

• دمای اتاق (۱۵-۲۵ درجه)
• دور از نور مستقیم خورشید
• در کابینت بسته
• رطوبت کنترل شده

اشتباه ۷: اعتماد کامل و عدم کنترل

واقعیت: حتی با بهترین دستیار، اشتباه و سوءاستفاده می‌تواند پیش بیاید.

راه‌حل: اعتماد داشته باشید اما کنترل هم بکنید. موجودی‌گیری منظم.

بخش نهم: نکات پیشرفته

تکنیک Just-In-Time (JIT)

برای مطب‌های بزرگ که فضا کم است:

اصل: فقط همان موقع که لازم است سفارش دهید، نه قبل‌تر.

مزیت:

• فضای انبار کم
• پول کمتر lock می‌شود
• ریسک انقضا صفر

معایب:

• نیاز به تامین‌کننده خیلی reliable
• ریسک stock-out

چه زمانی مناسب است؟

• فروشنده تحویل سریع دارد (۱-۲ روز)
• مواد گران و کم‌مصرف
• فضای محدود

Economic Order Quantity (EOQ)

یک فرمول ریاضی برای محاسبه بهینه مقدار سفارش:

EOQ = √(2 × D × S / H)

تعاریف:

• D = تقاضای سالانه (Demand)
• S = هزینه هر سفارش (Setup cost)
• H = هزینه نگهداری سالانه هر واحد (Holding cost)

مثال:

• D = ۲۴ سرنگ کامپوزیت در سال
• S = ۵۰,۰۰۰ تومان (هزینه زمان و ارسال هر سفارش)
• H = ۲۰۰,۰۰۰ تومان (۱۰٪ قیمت ۲M)

EOQ = √(2 × 24 × 50,000 / 200,000) = √(12) ≈ 3.5 سرنگ

تفسیر: هر بار که سفارش می‌دهید، ۳-۴ سرنگ بخرید.

ABC-XYZ Analysis

ترکیب دو روش:

ABC: بر اساس ارزش XYZ: بر اساس قابلیت پیش‌بینی مصرف

• X: مصرف قابل پیش‌بینی (ثابت)
• Y: مصرف متغیر
• Z: مصرف غیرقابل پیش‌بینی

ماتریس ۹ خانه:

	X	Y	Z
A	کنترل دقیق	کنترل دقیق	موجودی امنیتی بالا
B	کنترل متوسط	کنترل متوسط	بررسی منظم
C	ساده	ساده	بررسی اتفاقی

مثال:

• AX (کامپوزیت A2): گران، مصرف ثابت → کنترل دقیق، موجودی متوسط
• CZ (یک رنگ خاص کامپوزیت): ارزان، مصرف نامنظم → کنترل ساده، موجودی کم

نتیجه‌گیری

مدیریت مطب، انبار و اقتصاد خرید مواد ممکن است در نگاه اول خسته‌کننده و پیچیده به نظر برسد، اما واقعیت این است که با یک سیستم ساده و کمی نظم، می‌توانید:

۱. پول زیادی صرفه‌جویی کنید: ۲۵-۴۰٪ کاهش هزینه مواد قابل دستیابی است.

۲. استرس کاهش یابد: دیگر نگران نیستید که وسط کار مواد تمام شود یا ماه بعد چقدر پول می‌خواهید.

۳. تصمیم‌گیری بهتر: با دانستن هزینه واقعی، می‌توانید تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرید.

۴. سودآوری افزایش یابد: بدون افزایش بیمار یا قیمت، فقط با مدیریت بهتر.

چک‌لیست شروع (این هفته):

☐ یک فایل Excel ساده برای موجودی بسازید

☐ موجودی فعلی را بگیرید (یکبار!)

☐ تاریخ انقضا روی همه مواد بنویسید

☐ قانون FIFO را پیاده کنید (مواد قدیمی جلو)

☐ برای ۵ ماده پرمصرف، Min-Max تعیین کنید

ماه آینده:

☐ محاسبه هزینه واقعی ۳ نوع ترمیم

☐ با ۲ تامین‌کننده جدید تماس بگیرید

☐ برنامه خرید ماهانه تنظیم کنید

☐ یکبار موجودی کامل بگیرید

۳ ماه آینده:

☐ گزارش مصرف و هزینه را بررسی کنید

☐ الگوهای مصرف را شناسایی کنید

☐ سیستم را بهبود دهید

یادتان باشد: کامل‌ترین سیستم دنیا بدون اجرا، ارزشی ندارد. شروع کنید، حتی اگر ساده است. یک فایل Excel و ۱۰ دقیقه در هفته می‌تواند هزاران دلار در سال ذخیره کند.